SECRÉTAIRE PRINCIPALE AUX AFFAIRES JURIDIQUES

Fonctions:

Relevant du directeur corporatif des affaires juridiques et en collaboration avec les autres membres de l’équipe, vous effectuerez toutes les tâches administratives et de secrétariat essentielles au bon fonctionnement de la direction et de la vice-présidence à la direction juridique. Vous assisterez le directeur et les avocats dans la réalisation des divers dossiers et activités. Vous devrez notamment :

  • effectuer des travaux de rédaction et de traitement de texte lors de la préparation de documents variés ou complexes (correspondance, rapports, contrats, avis, tableaux, graphiques, etc.);
  • vérifier, rédiger ou améliorer le contenu de documents à caractère confidentiel;
  • transcrire les dictées reçues, notamment par dictaphone;
  • agir comme personne ressource auprès des membres de la direction dans l’utilisation des logiciels Word, Outlook, PowerPoint, Excel et, lorsque requis, Visio;
  • procéder au traitement et au suivi des différents dossiers de la direction et effectuer des rappels en temps opportun;
  • participer au processus de suivi de signature de documents, notamment les contrats;
  • participer au suivi budgétaire;
  • assurer la gestion des documents et leur repérage efficace en mettant en place des méthodes de travail telles que le classement uniforme;
  • veiller à la distribution de documents d’intérêt pour les membres de la direction;
  • assurer l’impression et la reproduction de documents;
  • répondre aux appels téléphoniques, accueillir les visiteurs et répondre de façon autonome aux demandes de renseignements, lorsque possible.

Exigences essentielles:

  • Diplôme d’études secondaires
  • Minimum de 5 années d’expérience pertinente en secrétariat
  • Très bonne connaissance du français écrit (orthographe et grammaire)
  • Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise à l'oral et à l'écrit selon les normes de compétence linguistique établies pour cet emploi

Autres exigences:

  • Bonne connaissance des techniques de secrétariat
  • Bonne connaissance de la suite Microsoft Office
  • Capacité à travailler sous pression, dans des délais serrés
  • Capacité à rédiger des documents de diverse nature à partir de directives générales
  • Souci du détail et rigueur
  • Habileté à communiquer verbalement et par écrit
  • Habileté à effectuer des contrôles et des suivis
  • Sens de l’organisation
  • Esprit d’équipe et de collaboration
  • Jugement sûr
  • Discrétion absolue

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