Secrétaire réceptionniste – CEJFI

Le centre d’encadrement pour jeunes femmes immigrantes (CEJFI) est un organisme communautaire oeuvrant auprès de nouvelles arrivantes en vue d’accélérer leur intégration. Sous la supervision de la directrice générale, la secrétaire réceptionniste assurera des tâches très diversifiées : traitement du courrier, accueil téléphonique, accueil des adhérentes, saisie informatique, documentation, secrétariat, communication, gestion de matériel, etc.


Responsabilités


Accueil des visiteurs


• Recevoir et filtrer les appels et courriels et diriger les personnes selon leurs besoins


• Accueillir les visiteurs et répondre aux questions et aux demandes


• Diriger les adhérentes vers les personnes ressources, lorsqu’il y a lieu


• Donner des informations sur les services et les formations


• Aider la cliente à compléter la fiche d’inscription


• Faire les inscriptions des élèves


• S’assurer que le présentoir de documents soit mis à jour, garni et en ordre


Secrétariat et communications


• Gérer l’agenda de la directrice


• Rédiger, préparer et mettre à jour différents documents (rapports de réunions, présentations, tableaux, lettres etc.)


• Mettre à jour ou inscrire les informations dans les médias sociaux


• Fournir un appui à la direction et à l’agente de développement dans la rédaction des projets


• Effectuer l’entrée des données dans la base de données des adhérents ou les mettre à jour


• Tenir à jour la liste des membres de l’organisme et des administrateurs


• Convoquer les rencontres de l’équipe et du CA


• Prendre des notes lors des réunions, puis rédiger des synthèses


• Classer et archiver les documents


• Préparer les invitations aux différents événements et participer à leur organisation


• Collaborer au recrutement des membres et des élèves


• Coordonner des projets ponctuels


Qualifications requises


• Diplôme d’études collégiales ou universitaire en communication ou dans un domaine pertinent


• Toute combinaison d’expérience et de formation sera considérée


• Minimum de 1 année d’expérience à l’accueil ou au service à la clientèle


• Bonne connaissance du contexte d’un OSBL


• Excellente maîtrise de la suite Office – Word (avancé), Excel, PowerPoint, courrier électronique


• Bonne maîtrise des outils tels que base de données, Visio et médias sociaux


• Excellente maîtrise du français et de l’anglais (fonctionnel), tant à l’oral qu’à l’écrit


Compétences


• Aptitudes relationnelles, tact et courtoisie


• Bon sens de l’initiative et autonomie


• Polyvalence et flexibilité


• Souci du travail bien fait


• Très bon sens de l’organisation de son temps et des dossiers


• Capacité à travailler avec plusieurs intervenants, esprit d’équipe

Contactez-nous aujourd'hui, pour saisir une opportunité différente ! 514 281-2038

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